Nº 36 Janeiro / Fevereiro / Março                                          Janeiro 2002

 

 ULTIMUS   Workflow Suite…

                                                … workflow para a Era da Informação

 

Ultimus  Workflow Suite é uma solução completa, flexível e escalável para automatizar os processos de negócio como por exemplo processamento de encomendas, requisições de compra, serviço post venda, etc. Permite desenhar os workflows para  intranets, extranets e INTERNET de uma forma rápida, sem necessidade de programar ou de usar scripts ou macros.

 

 

A arquitectura da Ultimus  Workflow Suite é baseada em standards de industria como Microsoft COM+/DNA e tecnologias poderosas de computação como Java e XML. A arquitectura U2Net confere-lhe a optimização para o ambiente WEB onde cada vez mais se desenrolam os processos empresariais.

Ultimus Designer

Os workflows são desenhados através do interface gráfico do Ultimus Designer que inclui ferramentas para criar os mapas dos processos com tarefas, fluxos e condições, criar formulários electrónicos e folhas de cálculo para encaminhamento da informação e interface com bases de dados, atribuir as tarefas a determinadas pessoas ou funções ou a peças de software a que se dá o nome de “flobôts” (que se pode traduzir por... robôts do workflow!) e que podem ser funções de Word ou Excel, acesso a bases de dados conformes com ODBC para inserção ou extração de dados, ou invocações de outros programas existentes.

Os formulários electrónicos são uma peça chave na comunicação entre os utilizadores e o processo.   Cada processo é iniciado com um formulário que pode continuar ao longo das várias étapas mas, se necessário, cada étapa pode ter um formulário próprio para que cada utilizador trate apenas da informação que lhe interessa. Isso não implica no entanto a redundância das definições uma vez que controles e objectos podem ser guardados em Form Object Libraries e reutilizados por simples arrastar-largar em novos formulários, mantendo as suas propriedades e posicionamento. Uma alteração de um objecto na biblioteca é propagado a todos os formulários em que é usado.

O desenho inclui  não só os controles tìpicos como botões, campos , listas, janelas de menu  mas também funções avançadas como campos para assinatura digital, grelhas para entrada/apresentação de tabelas, formulários com várias páginas, ligações para anexação planeada ou ad-hoc de documentos, controles condicionais, etc.

O Ultimus Designer usa HTML dinâmico e permite a integração de controles ActiveX ou Java Beans para funções específicas. Mas existe também a opção Thin Forms Designer que cria formulários em HTML simples e puro tendo em vista a sua utilização através de várias plataformas incluindo PDAs e outros dispositivos sem fios.

Através de arrastar/largar faz-se fáclmente a ligação entre os campos de cada formulário e as células da Folha de Cálculo Local. O Modelo patenteado das Folhas de Cálculo Distribuidas é o coração da solução de workflow da Ultimus. Cada processo de workflow tem uma Folha de Cálculo Central que reside no servidor e a cujas células se ligam as células das Folhas de Cálculo Locais, relacionadas com cada étapa e funcionando nos clientes. A função da Folha Central é recolher informação das várias étapas, executar cálculos que são comuns ao processo e retornar informação para cada etapa. Cada uma das suas células constitui uma variável do workflow e é com base nos seus valores que em cada caso é decidido o caminho a seguir.

O que deve ser feito em cada étapa e como devem ser geridas as excepções, ou seja as regras para o seguimento do workflow, são estabelecidas nas Tabelas de Decisões.

Suportando cerca de 5000 regras cada uma das quais com até 256 parâmetros, Ultimus proporciona uma flexibilidade quase ilimitada.

A automatização do workflow é uma aplicação distribuida que pode envolver centenas de pessoas, ligação a várias aplicações e entre vários processos. Não é prático fazer testes em processamento real. Através da ferramenta de simulação do Designer, Ultimus proporciona um ambiente de teste completo uma vez que a simulação usa os mesmos componentes de Sw que a aplicação virá a utilizar.

 

Ultimus Org Chart

É o instrumento através do qual o workflow toma conhecimento das relações organizacionais dos vários agentes. Permite desenhar gràficamente o organigrama da empresa contendo sucursais, divisões, departamentos, secções, funções. A cada função pode associar-se um nome assim como pode associar-se vários nomes a uma mesma função e um mesmo nome para várias funções. São definidas as relações de subordinação, chefia e assessoria.

A Ultimus Org Chart funciona em ligação estreita com o Microsoft Active Directory e tentará associar os individuos do directório ás respectivas funções. Alterações feitas num deles vão imediatamente reflectir-se no outro.

Esta utilização das facilidades standard manifesta-se de igual modo no facto de o sistema de e-mail existente ser utilizado para a notificação proactiva das diversas tarefas.

 

Ultimus Administrator

Este módulo oferece poderosas capacidades centralizadas e convenientes funcionalidades remotas para a administração do workflow com base na MMC (Microsoft Management Console). A instalação é automática: basta selecionar o processo já desenhado e clicar em Install. As definições são verificadas para que não haja incongruências. Os formulários são automàticamente convertidos em HTML puro ou HTML Dinâmico com Active X ou Java.

Se alterarmos o desenho de um workflow podemos usar a funcionalidade de versões:

Todas as novas instãncias seguirão o novo desenho enquanto que as já existentes continuarão a correr no modelo antigo que será automàticamente desinstalado quando já não fôr preciso.

O estado de cada workflow é monitorizável através de interface gráfico que permite vários tipos de diagnósticos e a capacidade de reassignar ou re-direccionar tarefas. É também possível definir “Vistas de Cliente” que permite aos utilizadores  informarem-se em regime de auto-serviço. 

Dentro do capitulo da administração cabe falar da ferramenta WEB que gera mapas tabulares e gráficos para medir a eficácia dos processos: Ultimus Reports.

 

Ultimus Workflow Server

É um motor de processos que usa a arquitectura Microsoft COM+/DNA e bases de dados empresariais como SQL e Oracle para assegurar a integridade e segurança das transacções, a integração com outras aplicações (que podem usar os objectos e usar os serviços de workflow usando COM/DCOM),  a calibragem dinâmica do trabalho e a escalabilidade (podem ser ligados até 64 servidores em “cluster”).

 

Ultimus Clients

Tudo o que os utilizadores precisam de ter é um navegador WEB. São atendidas também circunstãncias especiais como Thin Client para dispositivos sem fios, Outlook 2000 para que as tarefas apareçam como mais uma pasta no Outlook ou Custom Client para acomodar situações em que os utilizadores usem intefaces próprios.

Para cada utilizador o workflow fornece uma lista prioritizada de tarefas e a possibilidade de executar sobre elas todas as tarefas a que estiver autorizado. Igualmente pode iniciar novas tarefas e ligar documentos ou ficheiros aos processos.

As vistas ou modo como a informação é apresentada aos utilizadores pode ser personalizada por eles próprios ou pelo administrador.

 

* ULTIMUS WORKFLOW é representado e comercializado pela RGPS

 

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