Nº 29 Setembro /Outubro Bimestral                               25 de Setembro 2000

         

UMA QUESTÃO DIGNA DE  REGISTO …

 

À medida que cada vez mais transacções e documentos vitais são criados e mantidos em formato electrónico, e que mais empresas enveredam pelo e-business, o valor e a necessidade de uma eficaz Gestão Electrónica de Registos vêm sendo de novo equacionados. Ocorrendo um pouco por toda a Europa, é principalmente no Reino Unido que têm sido feitos os maiores esforços , no sentido de estabelecer Códigos de Boa Prática e avaliar a capacidade dos Sistemas de Gestão Documental para gerir e preservar os registos que suportam a actividade negocial de acordo com as obrigações legais.

 

Para já convém que esclarecer o que se entende por “registos” neste contexto. “Registo” é uma prova documental de uma actividade ou transacção.  Sendo por isso é uma peça fundamental de responsabilização, está sujeito a regras de arquivo e manutenção.  As actividades diárias em qualquer empresa geram registos que têm de ser captados e guardados de forma organizada de modo a não perderem o seu valor.

A Gestão dos Registos tem sido tradicionalmente associada a arquivos poeirentos cheios de pastas e caixas de papelada.   Embora os registos em papel vão continuar a existir e a ser gerados no futuro próximo, e os meios e sistemas para a sua gestão estejam bem estabelecidos,  com o avanço imparável dos documentos e transacções electrónicos, as organizações e os governos estão a perceber-se de que isso já não funciona e de que não têm nem a infraestrutura nem as práticas para gerir de modo eficaz os registos que recebem por e-mail, a que acedem na rede ou que geram internamente.

No Reino Unido, esta falta de regras e sistemas para o chamado ERM (Electronic Records Management) foi motivo de grande preocupação governamental dando origem ao Projecto EROS de iniciativa do Public Records Office, que tem como missão estabelecer um conjunto de requisitos para a gestão dos registos electrónicos na Administração, e identificar fornecedores cujos sistemas respondam a esse conjunto.

Os Sistemas de Gestão Documental pôem normalmente o ênfase na gestão da documentação opercional corrente e no armazenamento e gestão de imagens digitalizadas. Ora o que neste âmbito se pretende são sistemas capazes de gerir todo o tipo de documentos electrónicos como registos corporativos assegurando o seu valor de prova.

Durante os ultimos 12 meses o Public Records Office tem trabalhado com vários departamentos governamentais e com a associação dos fornecedores de tecnologia, analisando os pacotes de SW que lhe são submetidos para identificar sistemas de Gestão de Registos Electrónicos adequados para uso na Administração Publica.

Os requisitos e os testes incidem essencialmente nas capacidades dos sistemas para:

§         capturar todos os tipos comuns de documentos electrónicos e “congelá-los” como registos

§         estruturar e organizar os registos em pastas electónicas de acordo com um plano formal de arquivo

§         aplicar regras de retenção e destruição

§         exportar o conteúdo dos registos e os metadados para outros sistemas de arquivo

§         controlar o acesso e fazer um rigoroso registo auditável de todas as actividades

Há também um conjunto de características consideradas como de valor acrescentado, como por exemplo ferramentas sofisticadas de pesquisa, funções de workflow, integração com aplicações INTERNET.

Completada a primeira ronda de testes, foi publicada uma lista inicial de sistemas aprovados:

Foremost Enterprise 1.0 e iRIMS Studio 7.1, ambos do Canadá;  Trim 4.3 da Austrália; Fabasoft Components 3.0 e Cimage 3.2 e-RMS do Reino Unido.

Considerando que as soluções de ERMS têm vindo a desenvolver-se ràpidamente, a comissão do Projecto EROS decidiu prosseguir as análises até ao final do ano. Estão já agendados para teste produtos da HUMMINGBIRD e da DIAGONAL SOLUTIONS. E anunciam-se em fase final de desenvolvimento um produto ERMS baseado nos Imaging & Workflow for NT da EASTMAN SOFTWARE e um Lotus Records Manager da LOTUS/IBM.

Mais informação e lista actualizada de produtos aprovados podem ser encontrados no “site” do Public Records Office  em  www.pro.gov.uk/recordsmanagement/eros/invest/default.htm

 

 VOLTAR À PRIMEIRA PÁGINA DESTA EDIÇÃO