Nº 25 Janeiro / Fevereiro Bimestral                                   23 de Fevereiro 2000

 

Gestão Documental BULL – GESCOR-X

A versão para ambiente Exchange  


A circulação de documentação pelas organizações é cada vez mais intensa, e inerente a essa documentação estão associados custos cada vez mais elevados (tratamento, armazenamento, tempo,localização, etc). Surge então a necessidade de simplificar e melhorar o fluxo de informação dentro da organização. Hoje não é apenas necessário obter informação, mas também é necessário obter a informação certa, no tempo certo e com o menor custo. Estas são algumas das vantagens que se podem obter através da utilização de soluções informáticas de gestão documental. Mas, nos dias de hoje já entramos numa nova era, uma era de integração total.

Bull Portuguesa desenvolve toda uma solução informática de gestão documental que se adapta a qualquer tipo de organização que pelas suas características comporte um elevado fluxo documental (são exemplos característicos deste tipo de organizações a Administração Pública, instituições de crédito, agências de seguros, entre outras).

A solução informática está desenvolvida sobre a plataforma Microsoft Exchange/Outlook integrando as Ferramentas da Eastman Software, nomeadamente o WMX 2.5.

Estas características têm como principal vantagem a associação de funcionalidades do Microsoft Exchange/Outlook às potencialidades fornecidas pelas ferramentas Eastman no que respeita à Gestão Documental, permitindo desta forma a total integração. A aplicação tem como principais funcionalidades:

·         Registo de documentos e sua elaboração (através da integração com o Microsoft Office, nomeadamente, o Word permitindo a importação de campos da sua ficha de registo). Também é possível a digitalização de documentos, os quais estarão disponíveis num servidor de imagem com a possibilidade de serem armazenados em discos ópticos.

·         Agregação de documentos formando Dossiers assim como a sua posterior desagregação.

·         Tramitação de documentos e dossiers para outros utilizadores da organização. Poderá estar associado ao encaminhamento um prazo de tratamento, um despacho com as respectivas recomendações acerca do seu tratamento e um protocolo. Desta forma,  poderá ser realizada uma melhor gestão do posto de trabalho de cada funcionário da organização, sendo possível a qualquer momento saber quais os documentos que o funcionário tem para tratar assim como aqueles que encaminhou e esperam tratamento.

·         Possibilidade de consultar o histórico dos documentos, ou seja, quais as operações que foram realizadas sobre os documentos.

·         Impressão de documentos e suas respectivas fichas de registo, despachos, protocolos, listagens, etc.

·         Gestão do controlo das permissões dos utilizadores de forma a garantir a sua segurança e protecção contra acessos não autorizados.

·         Pesquisas utilizando vários critérios, como por exemplo pesquisa de documentos por qualquer palavra do seu conteúdo (OCR) ou da sua ficha de registo, pesquisa de encaminhamentos e despachos de um determinado documento.

·         Após a conclusão de um determinado dossier, é possível arquivá-lo por forma a encerrar o dossier armazenado-o em discos ópticos, para acesso posterior.

·         Parametrização em alguns aspectos (como tipo de documentos, tipo de numeração automática, tipo de dossiers, utilizadores e respectivos níveis de acesso) de forma a melhor se adaptar a qualquer organização.

·         Elaboração de estatísticas de utilização por forma a controlar e monitorizar o trabalho executado pelos utilizadores da aplicação.

 

A Bull Portuguesa desenvolveu esta solução tendo como premissa a necessidade de aproveitar ao máximo os recursos informáticos já existentes, num contexto que as organizações já implementaram infraestruturas modernas de PC’s, redes, servidores, não havendo, por vezes, uma utilização intensa dessa infraestrutura por falta de soluções.

Para estas organizações a Bull Portuguesa propõe uma solução de alta produtividade dado o valor do investimento ser marginal e a produtividade ser evidente.

A solução desenvolvida pela Bull Portuguesa permite uma reengenharia ao nível dos processos internos o que irá implicar um circuito de documentos menos burocrático, com automatização de processos e tendendo para a “eliminação” do percurso físico dos documentos o que sem dúvida trará um aumento da  produtividade no tratamento da informação.

A Bull Portuguesa tem disponível a mesma versão de Gestão Documental em Lotus Notes/ Open Image.

Bull Portuguesa Computadores
Ângela Maria Caneira da Silva Gome 
Carla Maria Araújo de Pinho

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