Nº 20 Março / Abril Bimestral 23 de Abril 1999
O Hospital CUF implementou um sistema de Gestão de Fichas
Clínicas e de Processos Administrativos, que põe termo à problemática da
gestão de arquivos. Os médicos só precisam digitar um numero e têm acesso
imediato à ficha do paciente.
Desde 1998 que
a Papelaco Telemática se dedica em
exclusivo à resolução dos problemas de gestão da documentação nas organizações.
Especialista nas áreas de Imaging, Gestão Documental, Workflow e Processamento
de Formulários, ocupa um lugar de destaque no mercado das Tecnologias da
Informação, onde possui um vasto leque de referências em áreas como Banca,
Seguros, Administração Publica, Telecomunicações e Saúde.
O Hospital
CUF, consciente do problema de gestão da informação clínica e
administrativa com que se debatia, resolve em 1997 contactar a Papelaco
Telemática com o objectivo de em conjunto analisarem a verdadeira dimensão
do problema e delinearem uma solução que lhe pusesse termo.
Os Hospitais,
tal como as empresas têm objectivos bem definidos e o mais importante é tratar
as pessoas de uma forma rápida e eficiente.
A nível clínico,
as dificuldades estavam na organização das fichas clínicas dos pacientes, com
especial incidência na organização diária dos dados recolhidos pelos médicos,
bem como na procura das fichas daqueles que se deslocavam às consultas. A
procura de processos era morosa, e por vezes complicada; e era necessário que
toda a informação disponível estivesse na posse do médico no momento da
consulta, para que ela fôsse o mais eficaz possível.
Face a este
cenário o Hospital CUF começou por
analisar uma solução que a Papelaco
Telemática disponibilizava, e que para além do arquivo das fichas permitia
o arquivo de diverso tipos de exames incluindo Raio X.
depois dessa análise e emcolaboração entre ambas as organizações,
desenvolveu-se a ApliMED,
uma solução integrada para a área de saúde e que dá resposta não só aos
problemas dos hospitais, como também de Clínicas e outra Instituições de saúde
de menor dimensão como, por exemplo, os consultórios médicos.
Com base no
estudo efectuado, em cerca de oito meses foi desenvolvida a aplicação. A
participação e o empenho de ambas as organizações foram factores críticos
de sucesso, uma vez que o Hospital CUF
conhecia bem as suas necessidades e a Papelaco
Telemática conhecia as formas de resolver os problemas apresentados.
O sistema é
composto por dois módulos distintos, um para as fichas clínicas e outro para o
arquivo administrativo.
Dentro da componente clínica são trabalhadas duas áreas: as fichas clínicas normais e as fichas clínicas dos casos de acidentes de trabalho relacionados com a Seguradora Império. Cada uma destas áreas é uma aplicação diferente, com objectivos distintos embora corram sob o mesmo interface. No caso dos seguros, existe uma ligação por linha telefónica ao sistema da Império que permite a actualização dos diversos dados dos pacientes. Além do registo clínico há um conjunto de informações adicionais que tem de ser gerido, nomeadamente as altas, baixas, caracterização das baixas, entre outras.
O registo clínico é composto pela ficha do paciente, onde constam todos os seus dados pessoais, bem como o registo exaustivo de todoas as consultas efectuadas. Contam-se entre outras informações recolhidas a data e o tipo de consulta, as anotações do médico, os relatórios de exames e análises bem como o arquivo de imagens de películas de Raio X.
A produção de estatísticas por patologia, de uma forma simples e rápida é outra das características importantes que a solução disponibiliza. Paralelamente o sistema pode ser usado para comunicação interna.
Um dos factores decisivos para o sucesso foi a facilidade de utilização, em todos os perfis de utilizador existentes, não sendo exigidos conhecimento de informática nem formação específica. Segundo as palavras do Administrador do Hospital CUF “o sistema mexe com um interlocutor diferente (o médico) com pouca apetência para alterar os seus métodos de trabalho e perder tempo em áreas em que se está pouco à vontade, como é o caso da informática”. Com base neste facto o sistema teria de ser o mais simples possível.
O médico tecla o numero do paciente e no ecrã surge a ficha clínica. Na parte superior a informação administrativa, com os dados pessoais, e na parte inferior a informação respeitante à consulta anterior ou se não seleccionada, o espaço para escrever as suas anotações durante a consulta. Se fôr opção do médico não teclar essas anotações, pode continuar a escrevê-las em papel; no final da consulta essa notas serão digitalizadas por pessoal administrativo e introduzidas no sistema de modo a ficarem imediatamente disponíveis. A indexação é automática uma vez que a ficha do doente contém um código de barras que o identifica.
Esta flexibilidade foi de grande relevância uma vez que os médicos podem continuar a trabalhar da forma tradicional e depois se quiserem gradualmente ir ganhando á vontade na utilização completa da solução. Desta forma podem concentrar-se no paciente e não no computador, rentabilizando melhor o seu tempo. Isto resultou muito bem e acabou por incentivar médicos e administrativos a fazer um pouco mais, o que permitiu que ao fim de algum tempo concluíssem que era um processo mais rápido e agradável. Para os médicos nem foi necessária formação: apenas cerca de meia hora com cada um, no próprio gabinete.
Dado o teor da informação disponível, a sua segurança tem de ser salvaguardada. No ApliMED esta segurança é garantida pela password dos utilizadores, médico e pessoal administrativo, uma vez que o sigilo se aplica a todos os funcionários. A informação está até mais segura, uma vez que com o método tradicional qualquer funcionário administrativo poderia aceder ao arquivo e tirar uma fotocópia.
No caso das urgências, existe um ficheiro próprio a que todos podem aceder.
A solução foi implementada em quatro zonas diferentes do Hospital, num total de 27 gabinetes de consulta ocupados rotativamente por cerca de 80 médicos.
A aplicação é suportada por várias dezenas de PCs (1 por gabinete), um servidor onde os vários módulos partilhamo mesmo repositório, embora em bases de dados diferentes, e cinco estações de captura de dados compostas por scanners e monitores com ecrã de 17”. Todo o sistema está conectado ao AS/400 existente no Hospital.
A aplicação está disponível nos gabinetes, consultórios, recepcção, serviços administrativos e informática; até mesmo numa das zonas de consultórios, situada a 100 metros do hospital, os médicos podem aceder à informação.
Uma das maiores preocupações foi a utilização de standards, sendo escolhida uma arquitectura INTEL, servidores Windows NT com SQL Server, ambiente Microsoft nas estações de trabalho e tecnologia da FILENET.
A manutenção do sistema tem sido fácil: pràticamente só se tem executado acções regulares de salvaguarda e manutenção preventiva.
Terminada a primeira fase, estabilizado o sistema e abrangidos todos os utilizadores, há que pensar em futuros melhoramentos. Estão actualmente em estudo diversas hipóteses, visando a inclusão de outras funções e melhoria das existentes, tal como a substituição do numero de paciente por um código de barras, a ligação aos sistemas dos designados cartões de saúde, entre outras.
Há ainda a hipótese de as prescrições médicas poderem vir a ser efectuadas no mesmo sistema e impressas, bem como os certificados de baixa, permitindo que esses documentos fiquem automáticamente arquivados no sistema.
Artigo
da responsabilidade da PAPELACO TELEMÁTICA