Nº 17 Setembro / Outubro  Bimestral                             30 de Setembro 1998

   

3 ANOS DE SUCESSO NO DEPARTAMENTO DE CONSTRUÇÃO DE HABITAÇÃO DA CML  

GESCOR: A gestão documental da BULL em Lotus Notes

 

 

GESCOR é a solução de Gestão Documental da BULL assente sobre o soflware de

groupware LOTUS NOTES integrado, opcionalmente, com OPENImage/lmaging 95 para a componente tratamento de imagem e arquivo.

 

O  Departamento  de Construção de Habitação da Câmara Municipal de Lisboa utiliza em real a aplicação GESCOR da BULL desde Janeiro de 1996. Em 1997 foram integradas novas funcionalidades resultantes da experiência dos utilizadores, dando

origem à versão GESCOR V.2.

 

A aplicação

 

As füncionalidades mais marcantes da aplicação de Gestão de Correspondência e Processos são:

 

Os benefícios              

 

Alguns benefícios constatados na prática pelos utilizadores e chefias são:          1

 

Maior segurança: os documentos não se perdem, a informação sobre a situação de cada processo é fiável, completa e imediata. Foi possível fazer desaparecer muitos

arquivos sectoriais que existiam.

 

Rapidez e facilidade de acesso a documentos: potentes pesquisas permitem localizar os documentos pretendidos no momento.

 

Os  prazos de resposta reduziram s: O tempo que se poupa à procura de informação e o simples facto de poder organizar os documentos a tratar, de acordo com a sua urgência, contribuiu para uma maior eficiência. A imposição de prazos, o seu controlo, a diminuição de intervenientes e a uniformização no tratmento, são outros factores para a redução dos tempos de resposta.                            

 

É muito importante a possibilidade de gerir o circuito documental. Quem tem o documento em determinado momento e todo o seu histórico de movimentos e

despachos é conhecido a qualquer momento sem ter de se falar com cada interveniente.                      

 

Fim das fotocópias em exagero e dos pré-impressos de produção em dactilografia.

Os documentos produzidos internamente, como ofícios, informações, ordens de serviço, são acessíveis electronicamente.

 

Há uma maior responsabilização dos intervenientes: a vida de cada documento na organização é conhecida, os utilizadores são responsáveis por fazer andar o processo e

isso é visivel na aplicação.

 

Imagem e qualidade da organização

 

O projecto

 

Foi extremamente importante realizar a avaliação prévia da situação do Departamento

de Construção de Habitação e obter o conhecimento da realidade em que vivia, para

poder avaliar a extensão de serviços de que necessitava. Dados como, o tipo de utilizadores e a sua habituação a PC's, a adaptabilidade da aplicação e o envolvimento da equipa informática foram essenciais para delinear o âmbito do projecto.

A protecção do investimento feito pela organização em infraestruturas de rede e de hardware, foi assegurado pela utilização de produtos standard de mercado como o Unix (ou MT), TCP-IP, Windows onde foi instalada a aplicação, neste momento em pleno funcionamento.

A formação dos utilizadores revelou-se essencial para garantir o êxito do Projecto. Esta foi programada e ministrada por fases, com inicio no Windows, Word e Utilização Notes até chegar à Utilização da Aplicação.

O impacto organizativo foi moderado. A circulação dos documentos extremamente flexível, permite simular a realidade e a partir daí, reconstituindo o rasto da circulação real foi possivel analisar os procedimentos e melhorar algumas formas de trabalhar, aproveitando a informação disponível.

O projecto foi faseado de forma a permitir controlar o impacto organizativo. O estabelecimento de fases foi possivel seleccionando alguns utilizadores piloto de toda a organização, ou alguma área piloto, ou como foi o caso, não integrando o tratamento da componente imagem desde o inicio.

 

Evolução

 

A aplicação de Gestão de Correspondência/Processos foi expandida a mais departamentos da CML e a outros clientes da Administração Pública e do sector privado.

Já em 1998 foi integrada, pela equipa GED da BULL, uma Aplicação de Gestão de

Empreitadas, com a aplicação de Gestão de Correspondência/Processos. Esta aplicação,

também baseada em Lotus Notes, permite visualizar e controlar todas as fases de uma

empreitada desde o seu lançamento, até à sua conclusão e realizar o respectivo controlo orçamental.

A integração da componente de digitalização de documentos e gestão do arquivo tem sido um sucesso em muitos clientes da BULL. Este poderá vir a ser o próximo passo a dar pelo Departamento de Construção de Habitação da Câmara Municipal de Lisboa.

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