Nº 14 Março / Abril   Bimestral                                       15 de Abril 1998

   

ARCIS - A SOLUÇÃO PARA TODO O TIPO DE ARQUIVOS *

 

A Gestão de Documentos Electrónicos (GDE) está intimamente ligada à realização do velho sonho das tecnologias de informação de conseguir viver no famoso “escritório sem documentos em papel”. Um sonho em que apenas os “Documentos Electrónicos” (DE) circulam de acordo com os seus processos administrativos, desde o seu registo inicial (interno para os documentos da própria organização, e de correspondência para os documentos externos), até ao seu arquivo final, passando por todas as fases necessárias até atingir o objectivo para que foi criado.

 

Podemos, pois, dizer que, no contexto actual das organizações, um DE poderá ser definido como:

“Um conjunto coerente de informações estruturadas, com várias origens e formatos, com uma utilização definida (acto administrativo, comercial, ou jurídico, ...) independentemente do suporte ou meio”.

No entanto, a realidade das organizações mostra-nos que ainda estamos longe da utilização plena dos Sistemas de Gestão de Documentos Electrónicos (SGDE), pois estima-se que diariamente são produzidos, em todo o mundo, vários biliões de documentos que ainda não existem sob a forma electrónica, com todas as dificuldades que esse facto acarreta em termos do seu arquivo. Com efeito, os documentos em papel não respondem às exigências da gestão actual, pois só podem ser acedidos por um utilizador de cada vez e nem sempre são fáceis de encontrar. Para além disso, o seu arquivo é muito dispendioso em termos do espaço ocupado.

 

A gestão actual necessitará, pois, de:

-     partilha de informação (e, consequentemente, dos documentos que a suportam),

-     melhor gestão do valor que representa para a organização a informação que aí se veicula,

-     fornecer informação atempada para apoio à decisão dos “novos trabalhadores” das organizações, cujos habilitações e conhecimentos exigem novas formas de trabalhar baseadas em novas formas organizacionais, com suporte tecnológico avançado, e em que os DE’s e todo o seu processamento (à custa das tecnologias de workflow) têm um papel fundamental.

 

A substituição de arquivos de papel por conjuntos mais ou menos desorganizados de documentos guardados em múltiplos directórios de micro-computadores também não é solução. Daqui resulta a importância dos SGDE’s, uma resposta às necessidades que se colocam perante a criação, a gestão e a distribuição de informação em suporte documental, de uma forma sistemática e com metodologias próprias.

Quais são, então, as principais vantagens de um SGDE:

-     custo reduzido de criação e distribuição de documentos,

-     acesso mais fácil aos documentos, mesmo no arquivo final, através da sua indexação e catalogação,

-     processo mais rápido de criação e actualização de documentos,

-     melhor utilização dos documentos e da informação que veiculam,

-     redução dos tempos de processamento dos documentos, desde a sua criação até ao final da sua tramitação,

-     maior disciplina no processamento dos documentos,

-     melhoria da segurança e controlo dos documentos,

-     prestação de serviços de qualidade aos utilizadores dessas organizações.

 

No entanto, um outro conjunto de vantagens de um SGDE emerge de forma decisiva, e que tem a ver sobretudo com o controlo sobre as informações que existem nesses documentos, e que traduzem no fundo a mais valia dessa organização. De facto, quais serão as consequências para a organização se:

-     os documentos são perdidos ou destruídos ?

-     é utilizada informação desactualizada ?

-     é fornecida informação incorrecta aos utilizadores dos serviços dessa organização ?

 

A implementação de um SGDE deve, contudo, ser feita de um ponto de vista global, considerando as duas componentes principais que deverão ser analisadas, ou seja, a organizacional e a tecnológica. Um SGDE não pode ser encarado como um remédio milagroso para resolver todos os problemas da gestão da informação que se colocam às organizações, pois existem sérios riscos de fracasso, nomeadamente:

-     circulação de documentos sem controlo,

-     implementação de SGDE’s não orientados para uma utilização simples e intuitiva,

-     má estruturação da informação,

-     dificuldades no controlo dos documentos, e da sua circulação,

-     infra-estruturas tecnológicas de rede desajustadas às exigências dos utilizadores e do SGDE

 

Para dar resposta aos desafios actuais e futuros que se colocam à Gestão de Documentos Electrónicos, a Siemens Nixdorf concebeu, em parceria com a Microsoft, o conceito ComUnity (arquitectura de desenvolvimento e integração), que suporta os seus standards, tais como OLE (interface de integração) e o ODBC (interface com bases de dados). Entre outros componentes aplicacionais, salientaremos aqueles que dizem respeito à Gestão Documental e ao Arquivo, bem como a infra-estrutura de gestão de processos, isto é, o Workflow. A componente mais abrangente deste conjunto aplicacional será sem dúvida o Arquivo Electrónico, aqui representado pelo sistema ARCIS (Archiving and Imaging System), o qual integrará também a gestão documental, numa estrutura aberta dos seus componentes num ambiente cliente/servidor. O funcionamento do sistema ARCIS reproduz o que se passa em termos de um sistema de arquivo, ou seja:

-     captura de dados / digitalização e constituição do Documento Electrónico inicial

-     indexação

-     armazenamento / arquivo

-     recuperação

-     tramitação (através da gestão de procedimentos)

-     administração

 

A estrutura modular do ARCIS e a adopção de interfaces standard permite-lhe, pois, a fácil integração com outros softwares do mercado, para além de dispor de uma grande variedade de módulos, garantindo, para a organização que o utiliza, um rápido retorno do investimento realizado. Assim, será de referir, e de um ponto de vista tecnológico, o acesso através da Internet (ARCIS WWW), a captação inteligente de dados (ARCIS IDE - Inteligent Document Entry), a possibilidade do “full text retrieval” (ARCIS Information Retrieval System), o arquivo de dados provenientes de ficheiros de spool ou de outros de aplicações de sistemas centrais (ARCIS COLD – Computer Output to Laser Disk) e a implementação de soluções híbridas com suporte de microfilmagem Kodak, tendo como base a utilização de vários ambientes operacionais, tais como Unix e Windows NT.

 

No que diz respeito a soluções aplicacionais, será importante salientar:

-     a solução de gestão documental

-     a solução de workflow

-     a solução de arquivo para utilizadores do sistema SAP R/3: ARCIS – Link for R/3

-     a solução de arquivo para utilizadores de BAAN IV

-     a captação e arquivo profissional de recortes de imprensa: ARCIS - NewsWORKS

-     a solução de arquivo para gabinetes técnicos de arquitectura, plantas, desenhos e documentos relacionados - ARCIS - SIGRAPH

 

Resta acrescentar, como vantagem adicional do ARCIS, a sua escalabilidade, que lhe permite a sua utilização, tanto por pequenas, como por médias ou grandes organizações.

Relativamente a soluções de Workflow, a sua flexibilidade permite a sua introdução na organização em qualquer altura, sempre que os orçamentos e a realidade assim o ditarem. Eis o que este tipo de solução lhe oferece:

-     controlo dos procedimentos e fluxos de documentação

-     reformulação dos procedimentos manuais existentes

-     integração dos fluxos de documentação com outros sistemas aplicacionais existentes

-     a escalabilidade possibilita o início da automatização onde ela é mais necessária

-     a uniformidade garante uma protecção do investimento na programação e na formação do utilizador

-     gestão de casos de negócio a partir de uma fonte: desde a consultoria e a análise organizacional (BPR) até à implementação e à introdução e apoio

-     competência na implementação e suporte de grandes projectos de workflow

-     parte integrante da arquitectura ComUnity, e, consequentemente, uma ferramenta para o desenvolvimento de soluções orientada para os componentes, soluções essas que são flexíveis e individualmente adaptadas à sua empresa

 

Tanto ou mais importantes que os aspectos tecnológicos são os métodos utilizados na implementação deste tipo de soluções. A Siemens Nixdorf dispõe de um grupo de especialistas e parceiros qualificados para desenvolverem a sua actividade exclusivamente nesta área de negócio, tendo, como objectivo principal, a satisfação dos clientes, pelo que dispõe de um conjunto de serviços que abrangem todo o ciclo de vida dos projectos desta área, tais como: análise dos requisitos, desenho e desenvolvimento da solução, implementação (instalação, customização e conversão, se necessário), formação e gestão de projectos.

 

Podemos, pois, concluir que a implementação da Gestão de Documentos Electrónicos e a sua utilização mais abrangente nos sistemas de Arquivo Electrónico constituem um dos grandes desafios que se colocam às organizações actuais. A inevitabilidade da implementação destas tecnologias, quer por necessidades internas, quer por necessidades externas de integração com outras organizações, vai obrigar à utilização de soluções como o ARCIS, que, para além de adoptar todos os standards tecnológicos actuais, ainda dispõe de módulos aplicacionais completos, o que representará uma mais-valia adicional para os seus utilizadores.

 

* Artigo da responsabilidade de SIEMENS/NIXDORF

 

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