Nº 09 Maio / Junho  Bimestral                                         7 de Junho 1997

 

 

COLDo combustível que faz funcionar a facturação da PETROGAL

 

 

Para uma empresa como a PETROGAL é vital manter um elevado nível de resposta às várias solicitações oriundas de todos os seus Clientes de modo a poder ganhar

Vantagem competitiva em relação às outras Companhias suas concorrentes.

A facturação, numa petrolífera como a  PETROGAL, atinge um volume mensal que torna impossível uma resposta rápida a qualquer questão colocada por um Cliente; na realidade os processos tradicionais de consulta com recurso à documentação em papel têm-se revelado como algo moroso e pesado.

No caso concreto da facturação, que é mais um entre os vários casos problemáticos de consulta de informação, sempre que, ou por situações de

Contencioso ou por solicitação de Cliente, é necessário recorrer á emissão de uma 2a Via de uma factura, o processo é  habitualmente lento.

O pedido de 2ª via era sempre solicitado ao Centro Informático, que não tendo já a informação disponível em "on-line", tinha que a recuperar, colocá-la de novo no Sistema e emitir então a 2ª Via da respectiva factura e seus anexos.

Como será lógico de perceber, este processo para além de criar alterações à

rotina normal do Centro Informático, era um processo moroso: na melhor das hipóteses a 2a Via estava disponível ao fim de 2 dias.

No sentido de optimizar, quer o processo de consulta quer ainda o tempo gasto com todo este circuito de pedidos de informação,  a PETROGAL decidiu-se a recorrer a uma Empresa que lhes pudesse de alguma forma apresentar soluções para o tratamento deste tipo de informação. Foi assim que a C O M juntamente com a

PETROGAL, iniciou um estudo para implementação de algo que lhes resolvesse este problema.

O processo de microfichas era algo já implementado na PETROGAL, não estando

esta a tirar o melhor partido das mesmas uma vez que não estavam a utilizar o

processo de consulta com recurso à indexação automática. Havia pois que melhorar

todo este processo.

A introdução da indexação automática nas microfichas, através da produção das mesmas em equipamento COM, já iria permitir um acesso quase imediato a qualquer

factura solicitada. A pesquisa da informação na microficha já estava assim facilitada. No entanto este aspecto só melhorava o tempo de pesquisa não evitando o pedido de 2a Via ao Centro Informático e a sua consequente demora.

A solução de todo o problema estava no Software COLD, tendo sido seleccionado

o DeltaCold.

Com a implementação deste Software, que pode ser instalado localmente ou em rede, e permite ter acesso imediato â toda a facturação anterior, resolvia-se de imediato o problema 2a Via.

Na realidade este Software permite pegar num ficheiro de "spool", exactamente o

mesmo que serve para a produção das listagens ou das microfichas, e tratá-lo de

modo a que sé apresente em écran com o mesmo aspecto com que é Impresso.

Isto significa que hoje,a PETROGAL sempre que necessita de visualizar uma factura recorre ao COLD e através de um esquema de índices previamente definidos, tem imediatamente em écran a imagem dessa factura tal como ela lhe apareceria em papel, isto é, com a inclusão do pré-impresso. Para além disso a inclusão da nota "2a VIA" permite que a impressão da mesma seja feita localmente, não necessitando como tal de recorrer ao Centro Informático.

De modo a minimizar o espaço ocupado em disco, a gravação da informação está a

ser feita em CD-ROM, tendo sido implementada a filosofia de um CD-ROM por cada mês de facturação.

A garantia de "back-up" a todo este sistema continua sempre a ser assegurada pela microficha.

 

Neste momento a PETROGAL está em condições de prestar qualquer esclarecimento sobre as suas facturas em segundos, dando assim um salto qualitativo nas suas

 

capacidades de resposta ás várias solicitacões que diariamente lhe são colocadas.

 

A eficiência e segurança demonstradas por todo este processo, aliadas ao facto de todo este trabalho estar a ser desenvolvido em Prestação de Serviços, reduzindo como tal  os custos e recursos envolvidos pela PETROGAL,  leva a que já esteja em estudo o desenvolvimento de novas aplicações.

 

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