Nº 01 Janeiro / Fevereiro  Bimestral                        06 de Fevereiro 1996

 

 

INVESDOC  -  investir nos documentos!

 

Todas as organizações, sejam elas empresas ou instituições, publicas ou privadas, lidam com uma grande diversidade de documentos, impressos, formulários, gráficos... Muitos contêm informação essencial para o negócio, outros constituem aquilo a que se pode chamar "a memória histórica" da Organização.

 

O manuseamento do papel acarreta problemas que se podem resumir nos pontos seguintes:

 

• Atrasos no acesso à documentação

Localizar um documento pode ser mais complicado do que à primeira vista parece; primeiro porque muitas vezes não se encontra perto do posto de trabalho de quem o procura, segundo porque os índices de

arquivo nem sempre possibilitam a pesquisa que se pretende,

• Indisponibilidade da documentação

Se um utilizador procura ou pede um documento que está a ser usado por outrem, terá que esperar que ele fique livre e retome ao arquivo.

• Deterioração dos originais

Os documentos em papel sofrem desgaste provocado pelo uso (manchas, rugas, rasgões, etc.) e pelas condições de armazenamento (pó, humidade), que fazem com que vão perdendo qualidade e, ao longo do tempo legibilidade.

• Perda de documentos

Um dos problemas mais correntes resulta de ao rearquivar um papel, após consulta, não o fazer no sitio certo, tornando muito difícil voltar a encontrá-lo.

• Dispersão da informação

As necessidades dos vários departamentos levam a que cada um crie e mantenha o seu próprio arquivo. Esta dispersão causa problemas quando se efectuam consultas de âmbito interdepartamental e produz muitas vezes incongruências de informação.

• Documentação redundante

A informação repetida resulta não só da situação anterior mas também de haver documentos com várias vias que se arquivam segundo conceitos diferentes, e de muitas vezes se arquivar também as fotocópias que os vários utilizadores se vêem obrigados a tirar.

• Segurança

Se existir informação classificada com restrições para determinados utilizadores , é necessário um control de acesso para que determinados documentos só sejam entregues a certas pessoas; a segurança dos documentos passa a depender das pessoas a quem são entregues e portanto, de certa forma o responsável do arquivo perde controlo sobre a documentação.

• Espaço físico

Os arquivos em papel necessitam de grandes espaços que, por questão de eficácia, não devem estar muito longe dos locais de trabalho. Se estes forem no centro duma grande cidade, os custos de manutenção desse espaço em crescimento contínuo podem resultar elevadíssimos.

• Custos com pessoal

A manipulação de grandes volumes de papéis requer a afectação de recursos à distribuição e à manutenção física do arquivo, tarefas que nada têm a ver com os objectivos da Organização.

 

A solução para estes problemas é a utilização dum sistema informático de arquivo de Imagens, Texto e Dados que automatize a gestão das peças que compõem o arquivo.

InvesDoc é o nome genérico de uma linha de produtos que abrange diferentes tipos de soluções na área dos Sistemas de Gestão Documental. Abrange todas as fases do tratamento documental: captura, indexação, armazenagem, pesquisa, recuperação e reprodução.

A utilização de InvesDoc proporciona todas as vantagens derivadas do uso de suporte informático juntamente com as metodologias próprias de arquivo:

 

- Acesso concorrente aos documentos

- Menor tempo de acesso

- Fácil transmissão

- Segurança e controlo

- Redução do espaço de arquivo

 

InvesDoc pode funcionar em  ambientes monoposto ou multiposto, admitindo grande variedade de periféricos (scanners, impressoras, etc,), o que permite uma fácil adaptação à funcionalidade exigida em cada caso.                           

Faz uso de um esquema misto de bases de dados, no qual se conjugam um sistema de gestão de bases de dados relacionais (SGBDR), que permite administrar informações de tipo estruturado, com um sistema de

gestão de bases de dados textuais (SGBDT), que possibilita a relação de busca e recuperação em texto livre. Este esquema permite administrar os Índices de acessos aos objectos de informação que tanto podem ser imagens digitalizadas como ficheiros gerados por outras aplicações. As informações de índice são mantidas em Disco Magnético mas os objectos são armazenados em Disco Óptico.

Módulos opcionais permitem fazer a indexação automática das imagens e outros documentos por reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e fazer a edição de imagem através do método "corta-e-cola",

 

Esta é uma panorâmica resumida da estrutura e dos ambientes:

 

·         Arquitectura Cliente/Servidor

·         Clientes Windows 3.1 e seguintes

·         Servidores MS DOS, NOVELL Netware, WSNDOWSNT, UNIX SCO, SOLARIS, AIX, OS/2 em plataformas SUN, ÍBM FtS-6000, HP, INTEL...

·         Bases de dados relacionais ORACLE, INFORMIX, GUPTA, SQLBASE, SQLSERVER

·         Base de dados textual INVESTEXT (proprietária)

·         Rede local ETHERNET, TOKEN-RING

·         Bibliotecas ópticas HP, SONY, PLASMON (20 a 504 GigaBytes de armazenamento)

·         Discos ópticos regraváveis ou WORM, de 12" ou de 5 1/4"

·         Formatos de imagem TIFF e PCX com algoritmos de compressão CCITT Grupo3 e Grupo4

 

A Informática El Corte Inglês, SA comercializa em Portugal o INVESDOC (produto da própria empresa), cuja   aceitação em Espanha é atestada pelas mais de 120 instalações em Empresas privadas e Organismos Públicos de que se destaca Banco de Castilla, Hidroeléctrica de L'Ampurda, Repsol Exploración SÁ, Consejo Superior de Camaras de Comercio, Direccion General de Policia, Hospital General Carlos Haya, Instituto Geográfico Nacional, Universidad de Cordoba.

 

 

As soluções INVESDOC vendem-se independentemente do "hardware": os PCs, impressoras e redes locais muitas vezes já existem e podem ser aproveitados. No entanto há equipamento específico que é necessário adquirir: scanners, unidades de leitura/gravação de discos ópticos e eventualmente, placas aceleradoras de imagem e monitores de alta resolução.

 

São compatíveis com outros produtos de software de largo uso no mercado (folhas de cálculo, processadores de texto). Podem também relacionar-se com aplicações existentes em minicomputadores ou "mainframes" que sejam emuladas a partir de Windows, o que permite acrescentar as funções de imagem às aplicações existentes, sem necessidade de as reprogramar.

 

A Informática El Corte Inglês SA oferece a possibilidade de ajustar o funcionamento básico do InvesDoc às necessidades do cliente através da criação dum interface de ecrãs específico, e proporciona ainda os serviços complementares necessários para que o Cliente receba uma solução que represente um nvestimento verdadeiramente rentável num dos elementos mais importantes da sua actividade: os Documentos!

 

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