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Passando do geral ao
concreto dedicamos, esta segunda parte, à caracterização dos aspectos
principais para implementar soluções electrónicas de Procurement.
À medida que o meio envolvente pressiona as empresas,
assiste-se a uma maior concentração no seu core
business e à consequente alienação de actividades indirectas, que passam
a ser asseguradas por sub-contrato ou outsourcing.
Assim se criam relações externas com entidades terceiras que fazem com que a
função das Compras assuma um caracter cada vez mais vital: delas passa a
depender grande parte da sua actividade, da sua performance financeira e da sua competitividade global. De uma forma
crescente, as Compras passam a ser responsáveis por fluxos financeiros, de
materiais e de informação extremamente valiosos para as organizações e, por
certo, não negligenciáveis.
Por tudo isto, as Compras evoluem de uma função de
suporte, considerada “administrativa”, convertendo-se num elemento
imprescindível para a prossecução das estratégias das empresas – como é
costume agora dizer-se as «Compras passam a ser
“estratégicas”».
A primeira tarefa a realizar para implementar soluções
electrónicas de Procurement, prende-se
com a definição de uma clara estratégia para os Aprovisionamentos.
Uma das primeiras actividades a ser sujeita a regime de outsourcing
foi a Manutenção Industrial: muitas empresas industriais compreenderam que
sub-contratar os serviços de especialistas para assegurar a operacionalidade
das suas instalações e equipamentos fabris tinha mais benefícios do que
inconvenientes – permitia, inclusivamente, converter custos fixos em despesas
operacionais, perfeitamente previsíveis e controláveis.
Embora os contratos iniciais com as entidades prestadoras
de serviços de manutenção possam não ter sido da responsabilidade das
Compras, muito rapidamente lhes foram entregues acompanhados pelas tarefas de
controlo da execução e de renegociação. Ou seja, centralizaram-se nas
Compras funções de caracter estratégico como o "sourcing"
e a negociação, deixando-se para as áreas utentes da Manutenção, as tarefas
de baixo valor acrescentado; requisitar e
recepcionar os serviços necessários para manter as instalações em condições
operacionais.
Serve este exemplo para
referir dois aspectos importantes da estratégia dos Aprovisionamentos:
-
a
centralização do sourcing e da negociação,
e
-
a
descentralização da requisição e da recepção.
O exemplo contém, ainda, uma outra peça fundamental do Procurement,
os contratos de fornecimento. Verbais ou formais, os contratos representam os
elos de ligação entre os clientes e os fornecedores, estabelecendo os preços,
as condições comerciais aplicáveis e todas as outras cláusulas que regulam
as relações neles expressas.
Em resumo, a estratégia
para os Aprovisionamentos deve estabelecer, entre outros, se:
-
O
"sourcing"
e a negociação são centralizados;
-
A
requisição e a recepção são descentralizados;
-
A
maioria das aquisições vai ser abrangida por contratos de fornecimento.
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