Lisboa, 3 de Novembro de 2001

Sistemas de Gestão de Contratos

Todo o negócio baseia-se na existência de um contrato entre a parte que fornece e a que adquire. É através do contrato que duas ou mais entidades estabelecem o enquadramento da sua relação de negócio.

No entanto, sendo o contrato a pedra que alicerça a construção das organizações, quantas destas conhecem e acompanham devidamente a sua execução? Porque colocam tanto esforço na sua negociação e tão pouco na sua gestão?

Existe um velho ditado que afirma “Se não conheces os teus contratos, não conheces o teu negócio”. Os contratos são o melhor reflexo de qualquer negócio. São o reflexo do que a organização decidiu comprar e vender.

Sendo tão importantes para as organizações, porque é que estas não dispõem de mecanismos eficazes para o seu controlo e acompanhamento de execução?

Todos sabemos que a implementação de um contrato sem o prévio estabelecimento dos seus mecanismos de controlo levará, muitas vezes, a uma implementação que não atinge os objectivos desejados, ou que é totalmente falhada. Como todos sabemos, estes resultados significam perda de receitas, perda de oportunidades e custos excessivos.

Então, porque é que uma organização se preocupa com a realização de todas as outras actividades do seu negócio e, muitas vezes, ignora completamente o documento que criou o seu negócio e que define os seus direitos e responsabilidades, activos e passivos?

A competência e o empenho com que os executivos de uma organização escrevem e negoceiam contratos, são um grande determinante da saúde financeira da empresa. A forma como se efectua o acompanhamento da execução dos contratos (as partes envolvidas, as suas responsabilidades, as acções que é necessário executar e as renovações e extensões que é necessário negociar e controlar) pode ainda ser mais importante. No entanto, o contrato mais bem negociado e escrito, pode ser completamente inútil se não for gerido de forma adequada. Pode dizer-se que uma organização que não gere convenientemente os seus contratos apresenta “lapsos de memória”. Se for gestor de alguma empresa, estes “lapsos” devem preocupá-lo, uma vez que podem representar a existência de ineficiências importantes, se não mesmo perdas significativas a vários níveis – compras não recebidas, ou recebidas e não instaladas, ou instaladas e não optimizadas, etc. No entanto, não chega saber onde estão arquivados os seus contratos, é necessário manter um controlo permanente sobre o seu articulado, e sobre as exigências e compromissos que este representa para a organização.

Mas, como é que uma organização perde o rasto dos seus contratos?

Muitas vezes, o que acontece advém do facto de o executivo que originalmente preparou e negociou o contrato já não se encontrar na mesma posição na organização, ou porque foi elevado a uma posição superior ou diferente, ou porque aceitou um novo desafio noutra organização. Este facto, por si só, tem como resultado a perda de “consciência” sobre determinados contratos e, desta forma, perde-se um substancial e precioso conhecimento sobre o negócio da organização.

Mas, como é que os contratos são actualmente geridos?

Normalmente, são mal geridos. Existem vários factores que contribuem para esta situação, mas destacaria o que me parece fundamental, a falta de um Sistema de Informação de Gestão de Contratos. Esta situação resulta de três factos, todos demasiado recentes para já terem um peso significativo na gestão das empresas.

1.      Ter-se iniciado a divulgação do conceito de Gestão de Contratos,

2.      Terem começado a surgir as primeiras aplicações informáticas direccionadas para o apoio a esta actividade e,

3.      As organizações terem começado a tomar consciência da importância desta prática para a sua “bottom line”.

Mas, como implementar um efectivo Sistema de Gestão de Contratos?

Desta forma, uma organização deve dar três passos para implementar um efectivo Sistema de Gestão de Contratos.

·          O primeiro passo dá-se com a criação de uma organização vocacionada para a sua realização. Uma organização com capacidade para, desde o momento prévio à construção do caderno de encargos, até à execução de auditorias de performance ou de conclusão, dar suporte e controlar a execução dos trabalhos.

·          O segundo passo dá-se com a efectiva implementação de um Sistema de Informação de Gestão de Contratos.

·          O terceiro passo dá-se com a definição e implementação de perfis de risco para cada contrato, de forma a que estes possam ter associados um grau de criticidade para o negócio da empresa e, assim serem enquadrados num perfil de gestão consentâneo com a sua importância.

A nossa experiência diz-nos que não é preciso que uma organização tenha muitos contratos para que a implementação de um Sistemas de Gestão de Contratos possa  proporcionar um muito rápido retorno do investimento. Muitos vezes, só na gestão de um único contrato conseguem-se ganhos suficientes para a justificação completa dos valores investidos.

Desta forma, e sendo facilmente justificável a existência de um Sistema de Gestão de Contratos, porque não começar desde já a pensar na sua implementação?

Até breve,

José Pedro Gonçalves

Aspetus